누구에게나 호감을 줄 수 있는 유연함은 상대방에 대한 배려가 느껴지는 언어를 사용하는
것에서 시작된다.

"먼저 하시지요"
"...해도 괜찮으시겠습니까?"

• 상사나 동료들과 만날 때마다 인사를 해야 하는가?
처음 만났을 때는 정중하면서도 밝고 명랑하게 인사를 하고, 다시 만나게 될 때는 밝은 표정과 함께 가볍게 목례를 하는 것이 좋다.

• 작업 중일 때의 인사는?
작업중인 일이 인사할 정도의 여유가 있다면 상황에 맞게 가볍게 목례를 한다. 그러나 도저히 인사를 할 수 없는 경우에는 하지 않아도 좋다.

• 모르는 타부서 사람이 인사를 하는 경우에는?
우선 인사를 한 후에 주위 동료에게 누구인지 물어보고 다음에 마주쳤을 때 가벼운 인사말을 먼저 건네면 더욱 좋을 것이다.

• 화장실에서의 인사는?
화장실에서는 인사하지 않는다. 다만 눈이 마주칠 경우 목례한다.

▶ 출근 인사
• 아침에는 활기찬 표정과 태도로서 명랑한 인사를 나눈다.
• 웃사람이 들어서면 일어서서 인사를 한다.
• 늦었을 때는 상사 앞에까지 가서 사유를 겸손하고 분명하게 말한다. 그러나 이때, 먼저 사과부터
해야지 이유나 변명부터 하는 것은 예의가 아니다.

▶ 퇴근 인사
• 서로 수고의 위로로 인사를 나눈다.
• 아랫사람이 웃사람에게 '수고하셨습니다. 수고하세요' 인사는 사용하지 않는다.
• 상사가 일이 끝나지 않았는데 먼저 나갈 경우 '아직 일이 많으신가 보지요. 제가 할 일은 없는지요. ' 하는 것이 예의다.

▶ 외출 시
• 외출할 때는 가능하면 미리 상사에게 말씀을 드린다.
• 반드시 언제, 어디로, 무슨 일로 가는 것을 서면으로 혹은 구두로라도 보고를 하고 나간다.

[자신의 자세를 체크하는 몇 가지 방법]

① 머리
머리를 흔드는 것은 꼴불견, 시선이 고정되지 않을 뿐만 아니라 좋은 인상을 줄 수 없다.
위에서부터 발끝까지 하나의 선으로 연결된 듯한 느낌으로, 동시에 턱과 지면이 평행을 유지하도록 한다.

② 어깨
긴장감을 갖는 것은 좋지만 어깨에 지나치게 힘이 들어가 있으면 보는 사람이 피곤하다.
좌우의 높이가 같도록 몸을 풀자.

③ 양손
대기할 때는 손을 포갠다.

④ 발
발의 움직임은 의외로 눈에 잘 뜨인다.
똑바로 서 있는 경우, 양발 뒷꿈치를 붙이고 발끝은 60-90도 정도로 벌린다.

⑤ 등
등을 쭉 펴는 것은 기본이다.
옆에서 몸을 봤을 때 귀-어깨-허리-무릎-복사뼈-뒤꿈치가 일직선이 되도록 한다.

[근무시작 오분전의 금기]
• 책상위에 엎드려서 어두운 분위기를 조성하지 않는다.
• 멍하니 할 일없이 앉아 있지 않는다.
• 아침식사 시간으로 삼지 않는다.
• 주간지나 만화따위를 읽지 않는다.
• 일의 의욕을 저하시키는 말을 하지 않는다.

• 불만고객 발생시 신속하게 접수한다.
• 잘 잘못을 따지지 않도록 한다.
• 우선적으로 '죄송합니다'로 시작하며 긍정적 인상을 전달하도록 하자.
• 고객의 상황을 이해하고 고객이 편안한 마음으로 돌아갈 수 있도록 성의 있게 응대한다.
• 불만고객을 다른 고객보다 정중한 언행으로 최선을 다해서 응대한다.
• 불만사항은 끝까지 경청하며 반드시 메모한다.
• 차후 서신이나 전화를 이용해서 성의 있게 마무리한다.

[악수하는 방법]
• 상급자가 먼저 청해야 아랫사람이 악수할 수 있다.
• 남녀간의 악수도 상하의 구별이 있을 때에는 상급자가 먼저 청해야 한다.
• 같은 또래의 남녀간에는 여자가 먼저 청해야 악수한다.
• 동성간 또는 또래의 악수도 선배 연장자가 먼저 청해야 악수한다.
• 아랫사람은 악수하면서 허리를 약간(15°이내)굽혀 경의를 표해도 좋다.
• 악수를 하면서 왼손으로 상대의 손등을 덮어 쥐면 실례이다. 그러나 상급자가 아랫사람에게
그렇게 하는 것은 깊은 정의 표시로 양해된다.

▶ 회의의 목적을 이해한다.
• 배포된 자료는 사전에 읽어본다.
• 의제에 대한 의견·견해를 정리해 둔다.

▶ 개최시간을 엄수한다.
• 일시와 장소를 확인해 둔다.
• 먼 거리는 교통편을 확인해 둔다.

▶ 회의 참가자의 시선이 발표자 이외의 곳에 향하지 않도록 한다.
▶ 허락 받기 전까지는 담배를 피우지 않는다.
▶ 회의 규칙을 존중한다.
▶ 감정을 자제해야 한다.
▶ 잡담을 한다거나 자세를 흐뜨러뜨리지 않는다.
▶ 상대방이 말하는 도중에 질문하지 않는다.

1) 전화를 벨이 울리자마자 받는 것이 예의이다.
• 세 번 이상 벨소리가 울린 후에 받을 때에는 "늦어서 죄송합니다"하고 전화를 받는 것이 상대방에 대한예의이다.
• 담당자가 바쁠 경우 옆 사람이 받고, 같은 부서에 걸려 온 전화를 받을 사람이 없을 때에는 자기 자리에서 멀더라도 달려가 받는다.
• 자기가 속해 있지 않은 부서에 온 전화라 해도 받을 사람이 없으면 스스로 달려가 수화기를 잡는 마음 가짐이 필요하다.

2) 전화받는 사람의 목소리가 그 회사에 대한 첫인상!
• 수화기를 들면 직장 이름을 밝히고 인사부터 한다. '안녕하십니까. ○○회사 총무부 ○○○입니다.
• 교환대를 거쳐서 오는 경우에는 '○○과 ○○○입니다' 혹은 직장내 전화일 경우 '○○과입니다.'
라고 한다.
• 전화 통화는 항상 존대말을 쓴다.

3) 메모를 위해 펜과 종이를 준비한다.
• 상대방의 신분이나 성명을 확인하고, 수화한 내용이 분명하지 않을 때는 양해의 말을 한 뒤 재확인한다. 이것은 상대방에게 실례되는 일이 아니라고 본다.

4) 전화를 받을 사람이 통화중일 때.
• '지금 통화중이니 잠깐 기다려 주십시오' 등의 이야기로 찾는 사람이 전화를 받을 형편이 아님을 밝힐 필요가 있다. 또 '○○○의 통화가 길어질 것 같으니 통화가 끝나는 대로 전화를 다시 걸어 드리면 어떨까요?'하고 예의 바르게 양해를 구한다.
• 급한 용건일 경우 메모를 써 보내어 통화중인 전화를 일시 보류하고 긴급 전화를 받도록 한다.

5) 용건은 간단 명료하게 메모한다.
• 메모 준비가 안되어 있으면, '죄송합니다. 메모를 해야겠으니 잠깐 기다려 주십시오'라고 양해를 얻은 다음, 준비가 되면 '네, 말씀하십시오.'라 하고 메모한다.
• 메모가 끝나면 받아 적은 쪽에서 '다시 메모한 것을 읽어 볼 테니 확인해 주십시오'라 하고 용건을 바르게 적었는지 확인한다.

6) 전화를 받을 사람이 자리에 없을 경우
• '○○○는 지금 자리에 없습니다'라고 말한 다음 '용건을 일러주시겠습니까'라든가,'들어오는 대로 전화를 걸도록 하겠습니다'하고 말하는 것을 잊지 말아야 한다.
• '○○○는 2시경에 돌아오리라 생각됩니다'라고 구체적으로 대답하는 것이 좋다.
• 2시가 넘어도 담당자가 돌아오지 않으면 반드시 상대방에게 늦어진다는 사실을 전화로 알려 주는 것이 상대방을 초조하게 하지 않아 회사의 인상도 더 한층 좋아질 것이다.

7) 전화를 끊을 때는 작별 인사를 잊지 말아야 한다.
• 전화의 용건이 끝나면 간단하고 따뜻한 작별 인사를 잊지 말아야 한다.
전화가 용무를 위한 기계라고 하지만 인사도 없이 끊어 버리는 행위는 예의 없는 몰상식한 행동이다. "실례했습니다." 또는 "그럼 안녕히 계십시오"하는 인사말 정도는 하고 나서 끊도록 해야 한다.

8) 생각하면 행동이 바뀝니다. - 수화기를 들기 전에 심호흡하듯 자세를 바르게 잡는다.
• 상대를 기다리게 할 때는 "죄송합니다만 잠시만 기다려 주십시요."라고 정중하게 양해를 구한다.
• 전화 대화 중에 다른 사람과 상의 할 일이 있으면 양해를 구하고, 이 쪽의 대화가 들리지 않도록 수화기를 막는다.
• 전화가 잘못 걸려 오면 "잘못 걸었습니다. 여기는 ○○○국의○○○○번입니다" 등으로 수신자 쪽을 밝히는 것이 좋다.

1) 자기의 소속과 이름을 먼저 밝힌다.
• '○○회사 총무과 ○○○입니다' '죄송합니다만 김 계장님 계시면 부탁드립니다'하면 된다.
• 찾는 사람이 없는 때에는 전화 받는 사람에게 '바쁘신데 대단히 죄송합니다 ○○회사 총무과 ○○○가 어떠한 일로 전화했었다고 전해주시면 고맙겠습니다. 수고하십시오'라고 정중하게 부 탁하도록 한다.

2) 용건의 명제를 먼저 상대방에게 알린다.
• 용건의 명제를 먼저 말하면 상대방이 용건을 빨리 이해할 수 있다.'오늘 모임에 대한 일입니다만' 또는 '○○회사와의 상담에 대해 말씀드리고 싶습니다' 등 간결하고 요령있게 한다.

3) 전화가 잘 안 들리는 때에는 서슴치 말고 그 사정을 알린다.
• 상대방의 소리가 적거나 잡음이 나서 잘 안 들릴 때가 있다. 이럴 때에는 서슴치 말고 미안하다는 인사말과 함께 '전화가 잘 안 들립니다만, ....' 하고 상대방에게 말하는 것이 바람직하다.
대화 내용을 잘 알아듣지 못하여 자꾸만 재차 묻는 것보다는 실례가 되지 않는다.

4) 업무 전화를 건 쪽에서 먼저 끊는다.
• 용건을 들을 사람쪽이 먼저 끊으면 상대가 용건을 모두 말하기 전에 통화가 끝날 염려가 있기 때문이다. 그러나 전화를 걸었을 때, 상대방이 아주 웃사람이거나 경의를 표해야 할 사람일 때에는
상대방이 끊은 것을 확인하고 수화기를 놓는 것이 역시 예의에 맞는 방법이다.

5) 자주 거는 전화번호는 일람표를 만들어 둔다.
• 자주 쓰는 전화번호는 외워두고 그밖에는 일람표를 만들어 두는 것이 여러 모로 편리하고 유익하다.